| Streamline your projects
Innehåll
Inledning
Autoflow Webkit är ett system för att hantera alla typer av
projekt. Ett projektupplägg kan vara olika för alla projekt
vilket gör systemet mycket flexibelt och användbart för alla
företag och organisationer oavsett bransch.
Projekthierarki
För att underlätta indelning och hantering av olika projekt
arbetar Autoflow webkit i 4 nivåer
-
P r o j e k t g r u p p e r
Kan vara olika kundgrupper eller en indelning i helt olika
sätt att arbeta såsom interna utveckling, Konstruktion eller
annan intern aktivitet.
-
Projekt
En projektgrupp består av ett antal olika projekt.
-
Delprojekt
Ett projekt består av ett antal delar, s.k delprojekt.
-
Aktiviteter
Ett delprojekt består av ett antal aktiviteter som skall
utföras. En aktivitet kan vara att fylla i ett dokument i
Word eller se på en ritning / foto i PDF format. Ett
delprojekt kan bestå av 10 000 aktiviteter vilket innebär
att projekten kan omfatta oerhörda mängder information om
så krävs. Ett projekt kan också innehålla väldigt lite
information. Autoflow webkit kan anpassas till alla typer av
projekt.
Projektgrupper
Nedan visas skärmens utseende som den ser ut direkt efter
inloggning i systemet. Projektgrupperna definieras av den eller de
som har rättigheter att skapa desamma.
Välj redigeramenyn och därefter redigera, högerklicka under
sista raden för att lägga till en ny projektgrupp.
Klicka på en rad för att komma vidare i systemet!
Projekt
En projektgrupp består av ett
antal projekt. Ett projekt kan tidsättas från denna nivå eller
så kan underliggande nivåer styra datumen på projektnivån.
Ansvarig för projektet anges på denna nivå och kan endast
utföras av projektledaren.
Ovan visas de olika projekt som tillhör en viss kund. Klicka på
en rad för att vad som ingår i de olika projekten.
Delprojekt
Ett delprojekt är en del av ett
ett projekt. Beroende på vilken bransch Autoflow Webkit används
inom kan ett delprojekt vara helt olika saker. Inom fordonsbranschen är ett delprojekt detsamma som ett artikelnummer
medan det för en teknikkonsult kan vara olika delar i ett stort
konstruktionsprojekt.
I Projektgruppen SAAB ingår projektet Epsilon och i detta ingår
ett flertal delprojekt. Delprojekten är i fallet ovan detsamma
som artikelnummer som ingår i projektet Epsilon.
Klicka på en rad för att se och arbeta med innehållet i detta
delprojekt/artikelnummer.
Datumen på delprojektsnivå kan
bestämmas direkt men det kan också styras av datumen för de
aktiviteter som ingår i ett delprojekt.
Aktiviteter
Ett delprojekt består av ett antal aktiviteter. Ett delprojekt
kan som mest innehålla upp till 10 000 (Tiotusen!) aktiviteter
vilket innebär att ett projekt rent teoretiskt kan innehålla 1
000 000 (en miljon!) aktiviteter, d.v.s. en miljon kopplade
dokument.
Starta / aktivera en aktivitet
Genom att klicka på den aktuella raden visas det kopplade
dokumentet. Om aktiviteten är en underliggande checklista inleds
raden med >
och ett klick på dylik rad visar den underliggande
checklistan.
Vad kan en aktivitet innehålla?
Ett delprojekt kan innehålla maximalt 100 rader (aktiviteter).
Till de olika raderna kan ett antal olika aktiviteter kopplas. En
aktivitet kan vara flera saker:
-
Ett program som startar en
förutbestämd fil. Filtyper som kan öppnas är DOC, XLS,
PDF, GIF, JPG, BMP, HTML m.fl. Det tillkommer kontinuerligt
nya filtyper som en utveckling av programmet.
-
En underliggande checklista med upp till
100 rader
Ovanstående aktiviteter skall genomföras för delprojektet 9098076
ovan. Exemplet gäller fordonsindustrin där ett artikelnummer är
detsamma som ett delprojekt.
Klicka på aktiviteten för att arbeta med denna, i exemplet
ovan kommer Word att öppnas om aktiviteten "Team Feasibility
Commitment" startas.
Att
skapa en projektgrupp
En projektgrupp kan endast skapas
av en projektledare med relevanta rättigheter.
| Gå till
nivån Projektgrupper och klicka på menyn Redigera |
| Välj
alternativet redigera checklista |
| Högerklicka
under den sista raden |
| Välj
infoga rad |
| Högerklicka
på den nya raden och byt namn |
| KLART! |
Att skapa
ett projekt
En projektgrupp kan endast skapas
av en projektledare med relevanta rättigheter.
Gå till
nivån projektgrupper och välj redigeraläge från
redigeramenyn.
Klicka därefter på en rad i projektgruppnivån och du
kommer till nivån projekt. Högerklicka
|
Att
skapa ett delprojekt
Ett delprojekt kan endast skapas av projektledare med relevanta rättigheter.
| Gå till
projektnivån och välj klicka på ett projektnamn |
| Välj
Redigera lista från Redigeramenyn |
| Högerklicka
på den rad vilken den nya raden skall infogas före och
välj infoga rad |
| För att
skapa ett delprojekt som skall hamna sist i lista klicka
nedanför befintliga rader och välj infoga rad |
Högerklicka
på det skapade delprojektet och byt namn
|
Menyer
Arkivmenyn
Skriv ut
Utskrift till HTML-format
Språk
Välj vilket språk som skall gälla denna inloggningssession. Vid
nästa inloggning i Autoflow Webkit kommer den inställning som
gäller för den aktuella användarprofilen att gälla.
Avsluta
Avsluta Autoflow Webkit
Redigeramenyn
Redigera lista
Redigera lista kan utföras projektledare med relevanta
rättigheter. Redigering innebär att följande kan utföras:
| Skapa / ta
bort projektgrupper |
| Skapa / ta bort projekt |
| Skapa /ta bort delprojekt |
| Lägga
till aktiviter på delprojektsnivå |
| Ändra
namn på rader |
| Koppla
dokument, malla och listor till en aktivitet |
| Bestämma
ansvarig |
| Sätta
verklig sluttid |
Avsluta redigering
Gå ur redigeringsläge
Visamenyn
Projektgrupper, projekt, delprojekt och aktiviteter kan
inaktiveras. Ett projekt kan t.ex. inaktiveras om det tillfälligt
läggs på is för att aktiveras vid ett senare tillfälle.
Visa aktiva
Visa alla aktiva Projektgrupper, projekt, delprojekt
och aktiviteter.
Visa inaktiva
Visa alla inaktiva Projektgrupper, projekt,
delprojekt och aktiviteter.
Visa samtliga
Visa alla Projektgrupper, projekt, delprojekt
och aktiviteter oavsett om de aktiva eller inaktiva.
Ändringsorder
Kan endast ses på aktivitetsnivån för ett delprojekt /
artikel.
Kostnad
Kostnaden anges på delprojekt / artikelnivå och är
uppdelad i en del för totalkostnad för delprojektet / artikeln
samt en verktygskostnad (nomenklaturen kan anpassas).
Kostnad kan visas per delprojekt / artikelnummer eller för den
övergripande nivån - Projekt.
Inköparinfo
Visar ett projekts ekonomiska status för den valda
inköparen. Redovisningen är uppdelad i en del för delprojektet
/ artikeln och en fast del för exempelvis verktyg. Kostnaden kan
följas under delprojektets olika faser och ändringar
(ändringsorder).
Leverantörsinfo
Visar ett projekts ekonomiska status för den valda
Leverantören. Redovisningen är uppdelad i en del för
delprojektet / artikeln och en fast del för exempelvis verktyg.
Kostnaden kan följas under delprojektets olika faser och
ändringar (ändringsorder).
Verktygsmenyn
Lista
Visar checklistan (gäller ej nivån projektgrupper).
Gantt schema
Visar gantt schemat
Ganttschemat visar de tidsatta delprojekten eller
projektaktiviteterna grafiskt. De liggande staplarna har olika
färger beroende på dess status:
| Blå > Pågående |
| Röd > Försenat |
| Grön > Klart |
Grön och Orange > Klart men
försenat med avseende på planerat och verkligt slutdatum
|
Skalan för visning av ganttschemat kan vara DAG, VECKA eller
MÅNAD.
Teamet
Visar medlemmarna i teamet. Teamet kan visas på två olika
nivåer
| Projektnivå, visar namnen på
lagledarna för respektive ingående delprojekt |
| Delprojektsnivå, visar namnet
på lagledaren samt övriga personer som är medlemmar i
teamet |
Projektsökning
Ett effektivt och lättanvänt system för att söka på ej
klara och försenade projektaktiviteter.
Bilden nedan visar sökning efter försenade aktiviteter som
gäller användare Robert Stenmarker. Med verktygets hjälp hittar
vi tre projektgrupper som har försenade aktiviteter. I
projektgruppen SAAB finns projektet Epsilon som innehåller två
artikelnummer (delprojekt) i vilka det finns försenade
aktiviteter som användaren Robert Stenmarker är ansvarig för.
Genom att välja ett av de båda kommer vi direkt till den / de
försenade aktiviteterna.
Kopiera delprojekt
Kopiera hela delprojektet som ett nytt delprojekt eller som en
återanvändbar mall.
Vid kopiering kan bestäms vad som skall följa med:
| Underliggande
listor: om en underliggande lista definierats på
en aktivitet kommer den att kopieras |
| Dokument:
kopierar dokument som "hängts på" de olika
aktiviteterna |
| Mallar:
kopierar mallar som definierats på en aktivitet |
| Blanketter:
eventuella blanketter som kopplats till en aktivitet
kopieras |
| Exakt
kopia: allt kopieras inklusive datum, ansvarig mm |
Kopiera till
Välj om kopian skall hamna i ett projekt eller om den skall
användas som en mall som skall återanvändas många gånger.
Händelseloggen
Visar alla händelser i ett delprojekt med datum, tid och
signatur.
Sortering
Sorterar checklistan tillfälligt eller fast om spara väljs.
Ny ändringsorder
Ett delprojekt / artikelnummer har en viss status vid start
och med stor sannolikhet en annan status efter ett antal månader.
Under vissa omständigheter kan det vara ett krav att spara den
dokumentation som delprojektet / artikeln hade innan ändring (ny
ändringsorder). När en ny ändringsorder skapas tas en kopia av
delprojektet / artikeln och sparas undan. Den nya utgåvan av
delprojektet / artikeln är nu det aktiva och det som alla
inblandade kan se och även arbeta med. Alternativet innebär att
historiken finns tillgänglig vid behov och kan enkelt tas
fram.
När en ny ändringsorder skapas anges också kostnader för
delprojektet / artikeln samt den fast delen (verktyget).
Redovisning av kostnader ger en total uppföljning under projektet
gång.
Hjälpmenyn
Hjälp
Visar denna hjälp
Förklara
Aktiverar förklaraläge vilket ger en föklaring vid
klickning på programmets ikoner.
Avsluta förklara
Avsluta förklaraläget
Netforms hemsida
Till www.national-netforms.com
Om Autoflow Webkit
Att koppla
något till en aktivitet Notera! Det är
enbart möjligt att koppla på nivån "delprojekt" Gå till redigeraläge
genom menyn Redigera och välj därefter Redigera lista. Klicka
därefter på aktiviteten/raden till vilken ett dokument skall
kopplas. Till
varje aktivitet / rad på ett delprojekt kan olika händelser
kopplas. Till en aktivitet kan följande kopplas;
Dokument
som kan kopplas är:
Doc, HTM, HTML, XLS, PDF, TXT, JPEG, JPG, GIF, PNG, fler
format kommer..... |
| Blanketter
är databasbaserade elektroniska blanketter som tas fram
för respektive kund. |
| Mall,
för att underlätta arbetet kan en mall kopplas till en
aktivitet. En mall är ett dokument (antagligen tomt) som
finns kopplat när en ny artikel läggs in i systemet.
Första gången en aktivitet öppnas så konverteras mallen
till ett dokument och mallen kan inte skrivas över av
misstag. |
| Checklista,
detta innebär att en underliggande checklista med upp till
100 aktiviteter kan skapas. |
Dokument
- Välj "Ladda upp fil" och välj en fil som skall
skickas till servern och kopplas till den aktivitet du arbetar
med
- Välj OK för att bekräfta valet
- De filer som är och de som tidigare varit kopplade till den
aktuella aktiviteten visas i den övre blå rutan. Systemet
innebär att äldre utgåvor av kopplade dokument kan sparas
och tas fram vid ett senare tillfälle.
Blankett
Välj att koppla fördefinierade blanketter. All data i en
blankett kommer att sparas i den databas som Autoflow Webkit
levererats med. Alla typer av elektroniska blanketter kan skapas
och kopplas till programmet. Ett vanligt förfarande är att
företaget och en konsult från Netforms går igenom behov och
möjligheter för att tillsammans effektivisera hantering av vissa
dokument/blanketter.
Mall
Mallar är ett effektivt sätt att spara tid vid start och
upplägg av nya projekt. Ett typiskt exempel är den tillverkande
industrin som skall starta ett nytt så kallat
pre-production-project. I exemplet ovan finns två kataloger
skapade, för att se vilka mallar som finns i dessa så väljs
Öppna katalog. Genom att välja kopiera delprojekt skapas en
kopia av den kopierade artikeln och de aktiviteter som har definierats
som mall har ett tomt dokument redan kopplat. Användarna kan
börja mata in data direkt.
Öppna katalog
Mallarna bör sparas i olika kataloger för att det skall bli
lättare att hantera ett stort antal olika mallar
Ovan har vi öppnat
katalogen Lab protokoll och ser att den innehåller ett antal
olika mallar i Wordformat. Ladda upp
mall Detta alternativ skall bara väljas om en ny
mall skall sparas i en av mallkatalogerna på servern. Notera att
det endast är systemansvarig som kan ladda upp och ta bort mallar.
Checklista
Detta exempel visa att en checklista med namnet
Materialförsörjning skall skapas. Listan kan innehålla upp till
100 aktiviteter.
Notera! En aktivitet som innehåller en checklista markeras med
> Hur mycket kan kopplas till
ett delprojekt Ett delprojekt
kan innehålla 100 aktiviteter och varje aktivitet kan vara en
kopplad checklista som i sin tur kan innehålla 100 aktiviteter.
Således kan 100 * 100, dvs. 10000 aktiviteter kopplas till ett
delprojekt.
Utvecklingsplaner:
|
Tidredovisning |
|
Resursplanering |
|
Mailfunktion riktad mot projektdeltagarna |
|
Globalt anteckningsblock |
|
Chattfunktion |
|
|
